NOTĂ GENERALĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Potrivit Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (GDPR)  sunt considerate "date cu caracter personal" orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată").

O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Politica de confidențialitate a BAROULUI CONSTANȚA se referă la datele personale ale avocaților, petenților, candidaților la examene, beneficiarilor de asistență judiciară, ale angajaților/ potențialilor angajați, ale persoanelor fizice sau reprezentanților persoanelor juridice cu care Baroul stabilește sau intenționează să stabilească raporturi comerciale, ale altor persoane care ne contactează și ale reprezentanților acestora, și se aplică datelor colectate pe suport de hârtie sau pe orice suport informatic.

Politica de confidențialitate descrie:

– scopurile pentru care colectăm și folosim datele dumneavoastră personale;

– motivele de prelucrare pentru astfel de scopuri;

– categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm de la dumneavoastră și care sunt procesate;

– durata procesării acestor date;

– drepturile dumneavoastră în calitate de persoane vizate și modul în care le puteți exercita;

– cui putem dezvălui datele personale.

BAROUL CONSTANȚA (în continuare Baroul) procesează datele personale menționate ca obiect al politicii de confidențialitate, în conformitate cu principiile stabilite în legislația privind protecția datelor aplicabilă în România, inclusiv Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (GDPR).

I. SCOPURI, MODALITĂŢI DE PROCESARE ȘI CATEGORII DE DATE PERSONALE

A. Prelucrarea datelor ca obligație impusă de Legea nr. 51/1995 privind organizarea și exercitarea profesiei de avocat (în continuare, Legea) și Statutul profesiei de avocat

Baroul utilizează datele personale ale avocaților în următoarele cazuri:

1. 1.la întocmirea tabloului avocaţilor definitivi şi stagiari (art. 24, art 56 alin.2 lit.c Lege);
2. 2.pentru ținerea evidenței plăților contribuțiilor profesionale, respectiv în vederea analizei situațiilor de suspendare din exercitarea profesiei, pentru neachitarea taxelor şi contribuţiilor prevăzute de lege şi de statutul profesiei (art. 44, art. 56 alin. 2 lit.m Lege);
3. 3.pentru evidența respectării obligaţiei de asigurare pentru răspunderea profesională (art. 42 Lege art. 231 Statut);
4. 4.pentru organizarea serviciului de asistență judiciară (art. 10 alin.3 Lege) inclusiv pentru efectuarea formalităţilor prevăzute de lege pentru plata onorariilor aferente activității de asistență judiciară (art. 82 alin.4 Lege);
5. 5.pentru soluționarea unor cereri de transfer (art. 56 alin. 2 lit.g Lege);
6. 6.pentru verificarea actelor privind constituirea, modificarea și schimbarea formelor de exercitare a profesiei, a convențiilor de grupare sau conlucrare profesională (art. 56 alin. 2 lit.h Lege);
7. 7.pentru evidența formării profesionale (art. 56 alin. 2 lit.j Lege);
8. 8.pentru rezolvarea plângerilor și contestațiilor formulate de avocat, împotriva hotărârilor adoptate de decanul baroului (art. 56 alin. 2 lit.n,u Lege);
9. 9.pentru soluționarea sesizărilor disciplinare, anchetarea abaterilor disciplinare și exercitarea acțiunii disciplinare, respectiv pentru soluționarea acțiunii disciplinare (art. 86 și urm. Lege);
10. 10.în vederea verificării situațiilor de incompatibilitate (art. 56 alin. 2 lit.f Lege).

A.1. Colectarea datelor cu caracter personal pentru analiza/rezolvarea aspectelor susmenționate se efectuează de către Secretariatul Baroului, Decanul Baroului, Consiliul Baroului, Comisia de Disciplină, Comisia de Cenzori în conformitate cu prevederile Legii și Statutului profesiei.

A.2. Datele colectate în condițiile pct. 1.1. vor putea fi accesate de salariații Baroului  desemnați în acest scop, membrii Consiliului Baroului, membrii Comisiei de Disciplină de pe lângă Baroului Constanța, precum și, în cazurile prevăzute de lege, de către salariații UNBR special desemnați, membrii Comisiei Permanente și membrii Consiliului UNBR, membrii Comisiei Centrale de Disciplină. În procesul de analiză a cererilor, datele personale ale avocaților pot fi analizate și de către terți (alte entități sau persoane) de al căror aviz depinde soluționarea unei cereri, ori a cărei implicare este prevăzută de lege. Ca urmare a exercitării căilor de atac împotriva unor decizii ale organelor profesiei după derularea procedurilor administrative, datele personale vor fi transmise instanțelor de judecată competente. Documentele ce cuprind date personale ale avocaților sunt arhivate pentru perioada prevăzută de lege, în condițiile de securitate prevăzute de Regulamentul de ordine interioară al Baroului, iar la terminarea termenului de păstrare sunt supuse distrugerii securizate.

A.3. Datele personale puse la dispoziția Baroului sunt utilizate exclusiv pentru soluționarea cererilor petițiilor și celorlalte aspecte în conformitate cu prevederile legii și statutului profesiei. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele ce au acces la acestea este strict reglementat și controlat, în condiții ce asigură confidențialitatea datelor.

B. Prelucrarea datelor pentru comunicarea buletinelor informative, informări legate de organizarea și exercitarea profesiei de avocat, informări privind evoluția legislației, ”Revista presei”, alte publicații și informări cu caracter profesional către avocați.

B.1. Baroul utilizează datele de contact ale avocaților pentru comunicarea buletinelor informative, a informărilor ce privesc masuri adoptate, potrivit legii, pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat, a informărilor privind evoluția legislației sau evoluția procesului de adoptare a actelor normative, inclusiv din domeniul de reglementare specific organelor competente ale profesiei de avocat,” Revistei presei”, a altor publicații și informări cu caracter profesional, prin utilizarea numelui și prenumelui, precum și a adresei de e-mail comunicată la secretariatul Baroului.

B.2. Avocatul poate oricând să retragă consimțământul, exprimând opțiunea de a nu primi buletinele de știri, ”Revista presei”, sau alte publicații în viitor.

C. Prelucrarea datelor personale în cazul în care solicitați emiterea legitimației profesionale tip card emis și utilizat sub licența Consiliului Barourilor Europene (în continuare, CCBE).

C.1. La depunerea cererii de emitere a legitimației de avocat tip card CCBE se solicita acordul privind procesarea datelor personale în vederea emiterii legitimației de avocat tip card CCBE, prin menționarea acestuia pe formularul cerere-tip de acordare și eliberare a cardului.

C.2. Consimțământul privind colectarea și procesarea datelor personale necesare emiterii legitimației de avocat tip card CCBE este necesar conform reglementarilor privind procedura de emitere si acordare a cardului.

C.3. Datele colectate în condițiile pct. C.1 vor putea fi accesate doar de salariații Baroului și ai UNBR desemnați în acest scop, de membrii Consiliului Baroului și de membrii Comisiei Permanente în cazul în care situația impune o atenție specială precum și de terțul procesator al cardurilor, care asigură imprimarea cardului cu datele personale prevăzute de reglementările profesionale.

C.4. Niciuna dintre datele personale puse la dispoziția terțului procesator al cardurilor de către UNBR în vederea imprimării legitimației de avocat tip card CCBE nu vor fi înstrăinate. Un acord de confidențialitate a fost încheiat de către UNBR cu terțului procesator al cardurilor în care acesta a declarat că activitatea sa este organizată de așa natură încât se conformează cu GDPR.

C.5. Circulația datelor dumneavoastră în procedura emiterii legitimației de avocat tip card CCBE este următoarea: cererea pentru emiterea legitimației de avocat tip card CCBE se depune la barou, însoțită de documentele prevăzute de Statutul profesiei de avocat; cererea depusă la barou este verificată de către funcționarul special desemnat în acest scop și, după ce acesta constată că cererea întrunește condițiile legale, o procesează prin introducerea datelor în secțiunea ”Carduri” din aplicația informatică ”Tabloul național al avocaților”; cererea este verificată de salariatul UNBR desemnat cu administrarea aplicației care confirmă legitimitatea cererii, iar aceasta este transmisă la procesatorul de carduri care o procesează prin tipărirea datelor necesare; datele necesare tipăririi cardurilor sunt livrate procesatorului din aplicația informatică ”Tabloul național al avocaților”; după tipărire, cardurile sunt livrate prin curier către barou, care se va ocupa de transmiterea legitimației de avocat tip card CCBE către avocat.

D. Plângeri, sesizări, reclamații formulate de persoane/entități, altele decât avocații, împotriva avocaților ori în legătură cu activitatea avocaților sau împotriva deciziilor decanului baroului, în cazurile prevăzute de lege și de Statutul profesiei de avocat.

D.1. Baroul colectează și prelucrează datele personale ale petenților/contestatorilor sau reprezentanților acestora necesare pentru a procesa plângerile și contestațiile formulate de persoane/entități, altele decât avocații, împotriva deciziilor decanului respectiv plângeri, sesizări, reclamații formulate împotriva avocaților (art. 32, art. 56 alin. 2 lit.d, n, u, art. 74 alin.8  Lege).

D.2. Datele colectate în condițiile pct. D.1. vor putea fi accesate doar de salariații baroului desemnați în acest scop, de membrii Consiliului Baroului și, dacă este cazul, de către membrii Comisiei de Disciplină de pe lângă Barou, membrii Comisiei Permanente și membrii Consiliului UNBR, respectiv membrii Comisiei Centrale de Disciplină în conformitate cu prevederile legii și Statutului profesiei. În procesul de analiză a cererilor, datele personale pot fi analizate și de către terți (alte entități sau persoane, de exemplu specialiști), date care, după analiză, vor fi înapoiate către Barou sau după caz UNBR unde sunt arhivate pentru perioada prevăzută de lege, iar la terminarea termenului de păstrare sunt supuse distrugerii securizate. Ca urmare a exercitării căilor de atac împotriva unor decizii ale organelor profesiei după derularea procedurilor administrative, datele personale vor fi transmise instanțelor de judecată competente.

D.3. Datele colectate în condițiile pct. D.1. sunt utilizate exclusiv pentru soluționarea cererilor. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele care au acces la acestea este strict reglementat și controlat, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea acestora.

D.4. Utilizăm datele dumneavoastră de contact pentru a comunica cu solicitantul în legătură cu cererile/petițiile/reclamațiile/sesizările și cu orice alte aspecte relevante legate de soluționarea cererii.

D.5. Consimțământul privind colectarea, stocarea, analiza, prelucrarea și arhivarea datelor necesare prelucrării cererii se menționează în cuprinsul cererii, sesizării, reclamației, petiției. De asemenea, depunerea cererii echivalează cu exprimarea acordului in acest sens.

E. Colectarea și prelucrarea datelor în situația în care sunteți partener contractual cu Baroul Constanța.

E.1. În vederea menținerii relației contractuale, Baroul Constanța folosește datele personale relevante ale co-contractantului sau ale reprezentantului acestuia pentru a menține relația contractuală. Ne bazăm în acest caz pe obligația de îndeplinire a acordului (convenției, contractului) încheiat cu Baroul Constanța ca motiv de procesare a datelor personale.

E.2. Utilizăm datele de contact ale co-contractanților pentru a comunica în legătură cu orice probleme relevante legate de realizarea obligațiilor contractuale. Ne bazăm și în acest caz, pe acordul de a coopera pentru îndeplinirea acordului încheiat cu Baroul, ca motiv pentru procesare.

E.3. Categoriile de date prelucrate în acest context sunt, în general: numele, calitatea, adresa de e-mail, telefonul, faxul, adresa, datele de identificare, precum și alte date cu caracter personal furnizate Baroului, de regulă de însuși cocontractant sau de reprezentantul acestuia.

F. Colectarea și prelucrarea datelor în situația în care sunteți solicitantul unui loc de muncă.

F.1. Folosim datele personale conținute în CV-urile pe care le primim pentru a evalua calificările solicitanților pentru ocuparea unui loc de muncă în cadrul Baroului. Ne bazăm această procesare de date în conformitate acordul de prelucrare a datelor încheiat în acest sens.

F.2. Categoriile de date prelucrate în contextul relației noastre cu solicitantul sunt: numele și prenumele, adresa de e-mail, telefonul, faxul, adresa, datele personale incluse în CV-uri, detaliile privind educația și formarea, calificările profesionale, precum și alte date personale furnizate direct Baroului.

G. Colectarea și prelucrarea datelor în situația în care sunteți utilizator al site-ului de internet al Baroului Constanța.

G.1. Folosim datele personale pe care le colectăm de la dumneavoastră atunci când vizitați site-ul nostru de internet, www.baroulconstanta, pentru a monitoriza traficul și pentru a îmbunătăți conținutul site-ului. Ne bazăm pe această activitate de prelucrare a datelor prin interesului nostru legitim de a asigura funcționarea corectă a site-ului nostru de internet, precum și pentru îmbunătățirea acestuia.

G.2. Categoriile de date prelucrate în acest context sunt ora și data accesării site-ului Internet și adresa IP din care a fost accesat site-ul nostru de internet.

H. Colectarea și prelucrarea datelor în cazul în care sunteți candidat la examenul de primire în profesie

H.1. Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră pentru a procesa cererea formulată de dumneavoastră privind participarea la examenul de primire în profesia de avocat, în condițiile Statutului profesiei de avocat. Datele colectate sunt cele prevăzute de Statutul profesiei de avocat (art. 56 alin. 2 lit.e Lege, art. 15 Statut).

H.2. În situațiile prevăzute la pct. H.1, temeiul pentru prelucrare este îndeplinirea unei obligaţii legale care îi revine operatorului.

H.3. Datele personale pe care le puneți la dispoziția noastră sunt utilizate exclusiv pentru soluționarea cererilor. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele ce au acces la ele este strict reglementat și controlat, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea acestora.

H.4. Datele colectate în condițiile pct. H.1 vor putea fi accesate doar de salariații Baroului și de salariații UNBR desemnați în acest scop, de membrii Consiliului Baroului, membrii Comisiei Permanente, membrii Consiliului UNBR și membrii Comisiei de examen, desemnați de Consiliul UNBR. În procesul de analiză a cererilor, datele dumneavoastră personale pot fi analizate și de către terți (alte entități sau persoane, de exemplu specialiști-consultanți în organizarea examenului), date care, pot fi prelucrate și stocate într-o bază de date, prin intermediul unei aplicații informatice.

H.5. Niciuna din datele dumneavoastră personale puse la dispoziția terților de către Barou, respectiv UNBR în vederea soluționării cererilor nu vor fi înstrăinate. Niciun terț nu va putea prelucra datele dumneavoastră în alt scop decât cel pentru care au fost puse la dispoziție de către UNBR.

H.6. Utilizăm datele dumneavoastră de contact pentru a comunica cu dumneavoastră în legătură cu cererea dumneavoastră și cu orice alte aspecte relevante legate de soluționarea cererii. Operațiunile de afișare a listelor candidaților vor fi realizate în conformitate cu prevederile Regulamentului privind organizarea examenului de primire în profesia de avocat.

H.7. Consimțământul privind colectarea, stocarea, analiza, prelucrarea și arhivarea datelor necesare prelucrării cererii dumneavoastră se exprima în cererea de înscriere la examen.

I. Colectarea și prelucrarea datelor persoanelor care solicită și/sau beneficiază de asistență judiciară în condițiile legii.

I.1. Baroul colectează și prelucrează datele personale ale persoanelor pentru care este asigurată asistența judiciară potrivit legii (art. 71 și urm. Lege).

I.2. Datele colectate în condițiile pct. I.1. vor putea fi accesate doar de salariații baroului desemnați în acest scop, de către Decanul baroului sau avocatul/avocații însărcinat/însărcinați cu gestionarea asistenței judiciare, respectiv de avocatul care va asigura efectiv asistența judiciară în conformitate cu prevederile legii și Statutului profesiei.

I.3. Datele colectate în condițiile pct. I.1. sunt utilizate exclusiv pentru asigurarea asistenței judiciare. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele care au acces la acestea este strict reglementat și controlat, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea acestora.

I.4. Utilizăm aceste date pentru a emite împuternicirile necesare avocaților în vederea realizării activității de asistență judiciară (dacă este cazul, în măsura în care ne sunt aduse la cunoștință datele de contact ale persoanei care beneficiază de asistență judiciară, aceste date pot fi folosite pentru a comunica cu respectiva persoană).

I.5. În cazul în care este asigurată asistența judiciară în cauze penale în care apărarea este obligatorie potrivit dispozițiilor Codului de procedură penală, datele personale ale beneficiarilor asistenței judiciare ne sunt aduse la cunoștință de către instanțele de judecată sau de către organele de cercetare penală. În cazul asistenței judiciare asigurată ca modalitate de acordare a ajutorului public judiciar, datele personale ne pot fi transmise fie prin încuviințarea instanței de judecată, fie ca urmare a solicitării reprezentaților administrației publice locale în condițiile legii.

I.6. În cazul în care se formulează o cerere către Decanul Baroului pentru acordarea cu titlu gratuit a asistenței de specialitate juridică, consimțământul privind colectarea, stocarea, analiza, prelucrarea și arhivarea datelor necesare prelucrării cererii va fi menționat expres în cuprinsul cererii.

II. FURNIZAREA DATELOR PERSONALE

-Atunci când datele sunt solicitate direct de la dumneavoastră, toate categoriile de date cu caracter personal sunt folosite exclusiv în scopurile menționate mai sus. În lipsa acestor date nu pot fi îndeplinite obligațiile reglementate normativ ce revin organelor Baroului (inclusiv soluționarea unor cereri de competența organelor Baroului).

-Dacă ne furnizați datele personale ale altor persoane fizice, vă rugăm să comunicați acestor persoane înainte de orice dezvăluire a acestor către Barou, modul în care Baroul intenționează să proceseze datele personale, astfel cum acesta este descris în prezentul document.

III. DIVULGAREA DATELOR PERSONALE

Deși, de regulă, nu vom divulga datele dumneavoastră personale unor terțe părți, putem:

– să dezvăluim datele dumneavoastră de contact către entitățile afiliate Baroului;

– dacă este în interesul dumneavoastră și/sau este necesar, datele dumneavoastră personale relevante vor fi divulgate instanțelor judecătorești sau autorităților relevante, în contextul soluționării cererilor transmise/înregistrate/adresate/depuse la Barou.

IV. DURATA PĂSTRĂRII DATELOR PERSONALE

-Intenționăm să păstrăm datele dumneavoastră personale atât pe durata soluționării cererilor formulate de dumneavoastră, cât și ulterior, în conformitate cu politicile noastre interne și obligațiile legale care ne revin.

-În cazul în care datele nu sunt colectate în contextul soluționării unei cereri sau executării unui contract, aceste date vor fi păstrate atât timp cât este necesar pentru atingerea scopului colectării datelor preconizate.

V. ”DREPTURILE TALE”

În calitate de persoane vizate, GDPR vă oferă o serie de drepturi, inclusiv:

– dreptul de acces – vă permite să obțineți confirmarea că datele dumneavoastră personale sunt prelucrate de noi și, dacă afirmativ, să fiți la curent cu detaliile relevante ale acestor activități de prelucrare;

– dreptul la rectificare – vă permite să rectificați datele dumneavoastră personale dacă sunt incorecte;

– dreptul de a șterge – vă permite să obțineți ștergerea datelor dumneavoastră personale în anumite cazuri (de exemplu, în cazul în care datele nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate);

– dreptul la restricții – vă permite să obțineți restricționarea procesării datelor dumneavoastră personale în anumite cazuri (de exemplu, atunci când contestați exactitatea datelor dumneavoastră personale, pentru o perioadă care ne permite să verificăm o astfel de exactitate);

– dreptul de a formula obiecții – vă permite să vă opuneți prelucrării în continuare a datelor dumneavoastră personale în condițiile și limitele stabilite de lege;

– dreptul la portabilitatea datelor – vă permite să primiți datele personale referitoare la dumneavoastră, pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de computer sau să transmiteți aceste date altui controlor de date.

Suntem dispuși să vă asigurăm de exercitarea acestor drepturi.

Puteți să vă exercitați drepturile menționate anterior și să aflați mai multe informații despre aceste drepturi, depunând la noi, o solicitare scrisă la Baroul Constanța, Str. Traian nr.24B, Mun. Constanța, România sau prin e-mail la secretariat@baroulconstanta.ro .

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de protecție a datelor.

Ne angajăm să tratăm întotdeauna cererile dumneavoastră cu cea mai mare atenție și să răspundem întrebărilor pe care le puteți avea în cel mai scurt timp posibil.

Această politică de confidențialitate este în vigoare din data de 15 iulie 2020.

Această politică de confidențialitate poate fi actualizată la anumite intervale de timp. Orice actualizare va deveni aplicabilă în termen de 15 zile de la publicarea noii versiuni pe site-ul Baroului.