NOTĂ GENERALĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
BAROUL CONSTANȚA cu sediul in Str. Traian nr.24B, Mun. Constanța, România, având email secretariat@baroulconstanta.ro vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către BAROUL CONSTANȚA și cu privire la drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.
Ne propunem să protejăm datele dumneavoastră și să fim transparenți cu privire la categoriile de date prelucrate. BAROUL CONSTANȚA înțelege obligațiile care îi revin față de dumneavoastră ca persoană vizată și dorește să vă ajute să înțelegeți cum și de ce prelucrăm datele dumneavoastră.
Această notă de informare are scopul de a vă explica modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și modul în care ne asigurăm că aceste date sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.
Deoarece legislația în acest domeniu se schimbă rapid și noi vom revizui această notificare în acord cu noile reglementări.
CINE SUNT PERSOANELE VIZATE
În contextul Regulamentului General privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal, persoanele vizate sunt:
Salariații și persoanele aflate în întreținerea angajaților, conform prevederilor legale (soțul/soția contribuabilului, copiii acestuia, precum și alți membri de familie până la gradul al doilea inclusiv);
Persoane fizice – candidate la ocuparea unui loc de muncă salarizat în cadrul baroului;
Persoane fizice – candidate la dobândirea titlului de avocat;
Avocații membri ai Baroului Constanța sau membri ai altor barouri (inclusiv barouri din alte țări) ;
Persoane fizice – beneficiare ale serviciului de asistență judiciară;
Persoane fizice – care au formulat sesizări cu privire la activitatea Baroului/Avocaților membrii ai acestuia;
Reprezentanții/delegații - persoane fizice - ai colaboratorilor persoane juridice;
Persoanele fizice identificate că desfășoară fără drept activitățile specifice profesiei de avocat.
CE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM
În funcție de calitatea persoanei vizate, prelucrăm următoarele date cu caracter personal:
- În relația cu salariații Baroului Constanța:
- Date de identificare și contact cum ar fi: nume; prenume, adresă de domiciliu / reședință; număr de telefon mobil/fix; adresă de email, stare civilă;
- Date din actele de identitate: numărul de identificare național, locul și data nașterii, emitentul și data emiterii documentului;
- Imagini foto, utilizate pentru emiterea legitimațiilor;
- Imagini video, înregistrate în incinta sediului nostru unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acestea sunt indicate prin semne la vedere.
- Detalii profesionale, cum ar fi: date privind pregătirea profesională, experiența în muncă și foștii angajatori;
- Date privind persoanele aflate în întreținere, inclusiv în cazul minorilor, conform obligațiilor legale;
- Date privind starea de sănătate, prelucrate cu privire la declararea drept “apt”, “apt condiționat” sau “inapt de muncă” ori în cazul concediilor medicale.
- Detalii privind obligațiile patrimoniale, cum ar fi existența înființărilor anumitor popriri,
- Dacă este cazul sunt prelucrate și date din cazierul judiciar, în cazul anumitor poziții specifice, conform obligațiilor legale (de ex. în cazul gestionarilor).
- În relația cu persoane care solicită un loc de muncă
- Date de identificare și contact cum ar fi: nume; prenume, adresă de domiciliu/reședință; număr de telefon mobil/fix; adresă de email;
- Imagini video, înregistrate în incinta sediului nostru unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acestea sunt indicate prin semne la vedere.
- Detalii profesionale, cum ar fi: date privind pregătirea profesională, experiența în muncă și foștii angajatori;
- În relația cu candidații la dobândirea titlului de avocat:
- Date de identificare și contact cum ar fi: nume; prenume, adresă de domiciliu/reședință; număr de telefon mobil/fix; adresă de email, stare civilă;
- Date din actele de identitate: numărul de identificare național, locul și data nașterii, emitentul și data emiterii documentului;
- Imagini foto;
- Imagini video, înregistrate în incinta sediului nostru unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acestea sunt indicate prin semne la vedere.
- Detalii profesionale, cum ar fi:
date privind pregătirea profesională, experiența în muncă;
date referitoare la alte profesii juridice în care a activat (judecător, procuror, notar public, consilier juridic sau jurisconsult);
- Date privind starea civilă (în măsura în care numele de pe diplomă diferă de numele purtat la momentul formulării cererii de primire în profesie);
- Date din cazierul judiciar, date referitoare la condamnări penale și infracțiuni sau la măsuri de securitate conexe;
- Date despre starea de sănătate.
- În relația cu avocații membrii ai Baroului Constanța sau membrii ai altor barouri (inclusiv Barouri din alte țări)
- Date de identificare și contact cum ar fi: nume; prenume, adresă de domiciliu/ reședință; număr de telefon mobil/fix; adresă de email, stare civilă;
- Date din actele de identitate: numărul de identificare național, locul și data nașterii, emitentul și data emiterii documentului;
- Imagini foto;
- Imagini video, înregistrate în incinta sediului nostru unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acestea sunt indicate prin semne la vedere.
- Date despre veniturile obținute din exercitarea profesiei;
- Date referitoare la obligații patrimoniale ale avocatului (în cazul în care s-ar înființa vreo poprire pe veniturile avocatului obținute din activitatea de asistență judiciară);
- Date referitoare la contribuțiile avocatului la fondurile profesionale;
- Date rezultate din asigurarea de malpraxis a avocatului;
- Date rezultate din activitatea profesională propriu-zisă (în măsura în care avocatul este înscris în vederea realizării activității de asistență judiciară sau în cazul în care este formulată vreo plângere sau vreo acțiune disciplinară împotriva avocatului referitoare la activitatea sa profesională);
- Date privind starea civilă (în măsura în care numele de pe diplomă diferă de numele purtat la momentul formulării cererii de primire în profesie sau în cazul în care se solicită schimbarea denumirii formei de exercitare a profesiei ca urmare a schimbării numelui avocatului după căsătorie);
- Date referitoare la nașterea unor copii (în măsura în care avocatul solicită suspendarea în vederea nașterii/creșterii copilului);
- Date referitoare la patrimoniul avocatului (în măsura în care ar face dovada că este proprietarul imobilului în care desfășoară activitatea profesională);
- Date din cazierul judiciar, date referitoare la condamnări penale și infracțiuni sau la măsuri de securitate conexe;
- Date despre starea de sănătate (ex: la cererea de înscriere în profesie candidatul la dobândirea calității de avocat este obligat să depună un certificat privind starea sa de sănătate- art. 14 Statut; avocatul care din motive de sănătate solicită un ajutor financiar din Fondul de solidaritate);
- Date referitoare desfășurarea de către avocat a unor activități sau ocuparea unor funcții (analizate în vederea stabilirii unei interdicții de exercitarea profesiei sau unei eventuale stări de incompatibilitate, nedemnitate - art. 29, 30, 39 și urm. din Statut).
- În relația cu persoanele care beneficiază de asistență judiciară
- Date de identificare și contact cum ar fi: nume; prenume, adresă de domiciliu / reşedinţă; număr de telefon mobil/fix; adresă de email, stare civilă;
- Date din actele de identitate: numărul de identificare național;
- Imagini video, înregistrate în incinta sediului nostru unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acestea sunt indicate prin semne la vedere.
- Date referitoare la componența familiei solicitantului;
- Date referitoare la starea materială ale solicitantului şi ale familiei, date referitoare la veniturilor acestuia şi ale familiei sale date referitoare la obligațiile de întreținere sau de plată ale solicitantului;
- Date referitoare la bunurile din patrimoniul solicitantului și ale familiei sale;
- Date referitoare la condamnări penale sau infracțiuni pentru care solicitantul este cercetat sau judecat;
- Date referitoare la situațiile în care solicitantul a mai beneficiat în trecut de ajutor public judiciar;
- Date despre starea de sănătate a solicitantului și a unor membrii din familia acestuia;
- În relația cu persoanele care formulează sesizări
- Date de identificare și contact cum ar fi: nume; prenume, adresă de domiciliu / reședință; număr de telefon mobil/fix; adresă de email, stare civilă;
- Date din actele de identitate: numărul de identificare național;
- Imagini video, înregistrate în incinta sediului nostru unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acestea sunt indicate prin semne la vedere;
- Date referitoare la situații litigioase ale solicitantului şi/sau ale familiei solicitantului;
- Date referitoare la bunurile din patrimoniul solicitantului și ale familiei sale;
- Date referitoare la condamnări penale sau infracțiuni pentru care solicitantul este cercetat sau judecat;
- Date despre starea de sănătate a solicitantului și a unor membrii din familia acestuia.
- În relația cu partenerii contractuali ai Baroului
- Date de identificare și contact, cum ar fi nume, prenume, email, telefon.
- Calitatea persoanei fizice în cadrul partenerului contractual persoană juridică;
- alte date de cu caracter personal puse la dispoziție de partener/reprezentant;
- În relația cu persoanele fizice identificate că desfășoară fără drept activitățile specifice profesiei de avocat
- Date de identificare și contact, cum ar fi nume, prenume, email, telefon.
- Date referitoare la activități specifice de avocat prestate fără drept de persoana vizată;
- Date referitoare la eventuale condamnări penale sau infracțiuni săvârșite de persoana vizată.
În interesul legitim al Baroului Constanța, prelucrăm și date cu privire la
- Opinii şi viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi public despre noi pe reţelele de socializare (social media) sau pe care le faceţi cunoscute pe alte canale publice.
- Date referitoare la interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacţiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul solicitărilor dumneavoastră către noi.
SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
În principal, informațiile pe care le procesăm provin direct de la dumneavoastră în momentul în care vă adresați instituției noastre. Vom solicita doar informațiile strict necesare asigurării cadrului legal în astfel de situații, precum și informații ce țin de organizarea și desfășurarea activității.
Colectarea datelor se realizează:
- Direct de la persoana vizată prin interacțiunea directă cu aceasta, ori prin completarea cererilor tip sau a corespondenței de tip email, adrese, notificări etc.;
- Prin intermediul unui intermediar (de ex. ne sunt comunicate datele dumneavoastră de către o instituție publică în vederea asigurării dreptului la apărare);
- În cazul datelor cu caracter profesional identice cu cele personale, când sunt comunicate de către angajatorul dumneavoastră în vederea stabilirii unei relații comerciale;
- Prin accesarea paginii web a Baroului Constanța (www.baroulconstanta.ro)
Indiferent de sursa de unde provin datele cu caracter personal, ele vor fi procesate cu maxima confidențialitate și cu asigurarea securității acestora.
SCOPURILE PENTRU CARE PRELUCRĂM DATE CU CARACTER PERSONAL REFERITOARE LA DVS.
Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în scopuri legitime, în conformitate cu prevederile legale, în vederea asigurării instrumentelor necesare exercitării profesiei de avocat, într-una din formele de organizare ale profesiei prevăzute în conformitate cu dispozițiile Legii 51/1995.
De asemenea, prelucrăm datele dvs.cu caracter personal, cu scopul de a ne respecta obligațiile legale instituite în sarcina Baroului Constanța privind întocmirea, păstrarea și actualizarea permanentă a tablourilor de avocați precum și a asigurării asistenței judiciare impuse conform Legii în sarcina noastră.
În interes legitim prelucrăm datele dumneavoastră în vederea organizării activității, facilitării comunicării între părți sau în vederea desfășurarea diverselor evenimente cu scop didactic ori pregătire profesională.
Datele sunt prelucrate de personalul propriu sau membrii ai Baroului Constanța. Cu toate acestea sunt cazuri în care, pentru desfășurarea prelucrării datelor sunt utilizate alte persoane externalizate, cum ar fi: societățile de IT sau de contabilitate.
Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (i) prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (ii) implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal.
Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează doar în condițiile legii, iar transmiterea datelor către alți operatori se efectuează strict în baza prevederilor acestora.
În acest sens, principalii destinatari ai comunicării datelor cu caracter personal sunt:
- Instituțiile publice, în conformitate cu obligațiile legale de raportare (de ex. Datele transmise către Inspectoratul Teritorial de Muncă privind evidența salariaților, sau comunicarea către Parchetele de pe lângă Judecătorie a avocaților ce pot fi contactați pentru acordarea de asistență judiciara din oficiu);
- Casa de Asigurări a Avocaților;
- Uniunea Națională a Barourilor din România.
Totodată, în temeiul obligațiilor legale, Baroul Constanța publică la sediul instanțelor de judecată, dar și pe pagina proprie de internet (www.baroulconstanța.ro) datele privind persoanele înscrise în:
- Tabloul avocaților;
- Registrul curatorilor fiscali;
- Registrul curatorilor speciali.
Tot pe site-ul www.baroulconstanta.ro sunt publicate datele avocaților ce pot desfășura activități de asistență judiciară gratuită.
CUI ȘI ÎN CE CONDIȚII VOM TRANSFERA DATELE DVS. CĂTRE O ȚARĂ TERȚĂ SAU ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ
Baroul Constanța nu transferă datele dumneavoastră către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale, cu excepția cazurilor special prevăzute de lege orice a urmare a unei solicitări provenite din partea dumneavoastră.
În general, datele sunt transferate:
- în cazul în care se solicită informații despre dumneavoastră prin Sistemul de Informare al Pieței Interne prin care se fac schimburi de informații în situația în care solicitați să vă înscrieți ca avocat în barouri din țările parte ale sistemului IMI (state membre UE, ale Spațiului Economic European și Elveția) precum și în alte situații prevăzute de Regulamentul UE nr. 1024 / 2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012;
- în cazul în care solicitați emiterea legitimației profesionale tip card pentru avocați, emis și utilizat sub licența Consiliului Barourilor Europene;
- în situația în care un avocat străin solicită acordarea unui Avizului conform privind atestarea calificării de avocat pentru înscrierea într-un barou din România;
- În situația colectării și prelucrării datelor avocatului român care solicită emiterea unui Certificat pentru atestarea titlului profesional de avocat, în vederea exercitării profesiei de avocat într-un alt stat.
CÂT TIMP VOM STOCA DATELE DUMNEAVOASTRĂ
Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt păstrate în funcție de scopul prelucrării, iar perioada de păstrare se regăsește în Nomenclatorul Arhivistic adoptat prin Hotărârea 1490/2007 a Comisiei Permanente a UNBR.
SECURITATEA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ
În vederea asigurării securității datelor cu caracter personal, în special referitoare la prelucrarea, stocarea, accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale acestora am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.
Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.
Restrângerea accesului la date. Restrângem cu strictețe accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la angajații, colaboratorii și alte persoane care nevoie să le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii și persoane fizice sunt supuse unor obligații stricte de confidențialitate și nu vom ezita să îi tragem la răspundere și să încetăm colaborarea cu ei în cazul în care nu tratează protecția datelor dumneavoastră și ale altor persoane cu maximă seriozitate.
Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmaţi exactitatea și/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm.
Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseudoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.
Controlul furnizorilor noștri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alți operatori – operatori asociați) clauze pentru asigurarea protecției datelor pe care le prelucrăm; această protecție merge cel puțin până la minimul impus de legislație.
Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavoastră, nu putem garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.
CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI CUM LE PUTEȚI EXERCITA
Tratăm drepturile pe care le aveți în legătură cu prelucrarea pe care o realizăm asupra datelor referitoare la dumneavoastră cu maximă seriozitate. Vom continua să luăm toate măsurile rezonabile pentru a ne asigura că acestea sunt respectate.
Aveți posibilitatea, în condițiile prevăzute de către GDPR, să exercitați următoarele drepturi:
Dreptul de a fi informat |
Prezenta notificare de protecție a datelor furnizează informațiile pe care aveți dreptul să le primiți. |
Dreptul de acces la date |
Vă rugăm să ne contactați daca doriți o confirmare că datele dumneavoastră sunt prelucrate și dacă doriți să vedeți cum gestionate. Aveți dreptul să va exercitați acest drept oricând iar răspunsul este furnizat în termen de o lună de la data înregistrării cererii, cu excepția cazului în care cererea este nefondată, excesivă sau există indicii conform cărora va fi necesară o perioadă mai mare de timp pentru rezolvarea solicitării. În cazul în care solicitările dumneavoastră devin excesive și au o frecvență ridicată, ne rezervăm dreptul de a putea solicita un tarif pentru emiterea informațiilor. Aveți dreptul de a efectua cereri privind modul de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, gratuit, cel puțin o dată pe an. |
Dreptul de rectificare |
Vă rugăm să ne informați cu privire la orice dată pe care ați dori să o rectificăm și vom răspunde în termen de cel mult o lună de la data solicitării. Vom transmite modificările oricăror terțe părți care trebuie să le schimbe și vă vom informa că acest lucru a fost făcut. |
Dreptul de ștergere |
Puteți să vă exercitați dreptul de a șterge datele dvs. personale într-un număr de situații (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul pentru care a fost creat sau vă retrageți consimțământul dvs.). Unde este posibil se vor respecta toate aceste cereri, deși unele detalii fac parte din dosarele permanente ale cabinetului nostru, care nu pot fi în mod rezonabil eliminate, conform legii. |
Dreptul la restricționarea prelucrării |
Puteți să ne spuneți că putem păstra datele dvs., dar trebuie să oprim prelucrarea. Acest lucru se poate cere atunci când doriți să verificați corectitudinea datelor sau scopul procesării acestora, și doar în limitele impuse de lege. |
Dreptul la portabilitatea datelor |
Datele dvs. se află înregistrate atât în format fizic cât și electronic, în baze de date prelucrate manual. Noi vom face tot ce se poate pentru a furniza informații într-un format portabil, în funcție și de posibilitățile Baroului. |
Dreptul de opoziție |
Dacă putem, vom opri procesarea datelor dvs. dacă vă opuneți procesării bazate pe un interes legitim sau dacă în situația dumneavoastră personală apar situații care vă determină să vă exercitați acest drept (inclusiv profilarea). Vom opri procesarea datelor dvs. dacă vă opuneți procesării în scopuri de cercetare și statistici. |
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri. |
Nu practicăm luarea deciziilor bazate pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri. |
CE SE POATE ÎNTÂMPLA DACĂ NU NE FURNIZAȚI DATELE
În general, prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează de către Baroul Constanța în baza unei obligații legale. Nedivulgarea datelor ori comunicarea inexactă a acestora duce la imposibilitatea de vă exercita drepturile și obligațiile aferente.
În cazul în care prelucrarea se desfășoară în baza unui interes legitim, dacă nu ne oferiți datele menționate în această notă de informare nu va fi posibil pentru noi să vă prestăm serviciile pe care ni le solicitați, ori în anumite cazuri să le prestăm limitat.
INEXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT
Respectul nostru pentru datele dumneavoastră include faptul că le acordăm atenția umană necesară, prin intermediul personalului nostru. În condițiile actuale, în calitate de utilizator al serviciilor noastre, nu veți face obiectul unei decizii din partea bazată exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.
MODIFICĂRILE ACESTEI NOTE DE INFORMARE
Este posibil să modificăm această notă din când în când. În astfel de cazuri, vă vom informa în avans şi nu vom reduce drepturile pe care le aveți cu privire la datele dumneavoastră prin modificările pe care le-am putea aduce acestei note.
De asemenea, vom păstra toate versiunile anterioare ale acestei note într-o arhivă ce poate fi pusă la dispoziția dumneavoastră, la cerere, pe care să o puteți consulta.
Pentru exercitarea drepturilor dvs. Referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal, ori dacă doriți mai multe informații privind modul în care prelucrăm aceste date, vă rugăm să ne contactați la adresa BAROUL CONSTANȚA cu sediul in Str. Traian nr.24B, Mun. Constanța, România, având email secretariat@baroulconstanta.ro
De asemenea, e bine să știți că la nivelul României funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal ("ANSPDCP") și că aveți dreptul să depuneți o plângere atunci când considerați că v-au fost încălcate drepturile, accesând site-ul web: www.dataprotection.ro.
BAROUL CONSTANȚA
prin Decan
Potrivit Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (GDPR) sunt considerate "date cu caracter personal" orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată").
O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Politica de confidențialitate a BAROULUI CONSTANȚA se referă la datele personale ale avocaților, petenților, candidaților la examene, beneficiarilor de asistență judiciară, ale angajaților/ potențialilor angajați, ale persoanelor fizice sau reprezentanților persoanelor juridice cu care Baroul stabilește sau intenționează să stabilească raporturi comerciale, ale altor persoane care ne contactează și ale reprezentanților acestora, și se aplică datelor colectate pe suport de hârtie sau pe orice suport informatic.
Politica de confidențialitate descrie:
– scopurile pentru care colectăm și folosim datele dumneavoastră personale;
– motivele de prelucrare pentru astfel de scopuri;
– categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm de la dumneavoastră și care sunt procesate;
– durata procesării acestor date;
– drepturile dumneavoastră în calitate de persoane vizate și modul în care le puteți exercita;
– cui putem dezvălui datele personale.
BAROUL CONSTANȚA (în continuare Baroul) procesează datele personale menționate ca obiect al politicii de confidențialitate, în conformitate cu principiile stabilite în legislația privind protecția datelor aplicabilă în România, inclusiv Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (GDPR).
I. SCOPURI, MODALITĂŢI DE PROCESARE ȘI CATEGORII DE DATE PERSONALE
A. Prelucrarea datelor ca obligație impusă de Legea nr. 51/1995 privind organizarea și exercitarea profesiei de avocat (în continuare, Legea) și Statutul profesiei de avocat
Baroul utilizează datele personale ale avocaților în următoarele cazuri:
- 1.la întocmirea tabloului avocaţilor definitivi şi stagiari (art. 24, art 56 alin.2 lit.c Lege);
- 2.pentru ținerea evidenței plăților contribuțiilor profesionale, respectiv în vederea analizei situațiilor de suspendare din exercitarea profesiei, pentru neachitarea taxelor şi contribuţiilor prevăzute de lege şi de statutul profesiei (art. 44, art. 56 alin. 2 lit.m Lege);
- 3.pentru evidența respectării obligaţiei de asigurare pentru răspunderea profesională (art. 42 Lege art. 231 Statut);
- 4.pentru organizarea serviciului de asistență judiciară (art. 10 alin.3 Lege) inclusiv pentru efectuarea formalităţilor prevăzute de lege pentru plata onorariilor aferente activității de asistență judiciară (art. 82 alin.4 Lege);
- 5.pentru soluționarea unor cereri de transfer (art. 56 alin. 2 lit.g Lege);
- 6.pentru verificarea actelor privind constituirea, modificarea și schimbarea formelor de exercitare a profesiei, a convențiilor de grupare sau conlucrare profesională (art. 56 alin. 2 lit.h Lege);
- 7.pentru evidența formării profesionale (art. 56 alin. 2 lit.j Lege);
- 8.pentru rezolvarea plângerilor și contestațiilor formulate de avocat, împotriva hotărârilor adoptate de decanul baroului (art. 56 alin. 2 lit.n,u Lege);
- 9.pentru soluționarea sesizărilor disciplinare, anchetarea abaterilor disciplinare și exercitarea acțiunii disciplinare, respectiv pentru soluționarea acțiunii disciplinare (art. 86 și urm. Lege);
- 10.în vederea verificării situațiilor de incompatibilitate (art. 56 alin. 2 lit.f Lege).
A.1. Colectarea datelor cu caracter personal pentru analiza/rezolvarea aspectelor susmenționate se efectuează de către Secretariatul Baroului, Decanul Baroului, Consiliul Baroului, Comisia de Disciplină, Comisia de Cenzori în conformitate cu prevederile Legii și Statutului profesiei.
A.2. Datele colectate în condițiile pct. 1.1. vor putea fi accesate de salariații Baroului desemnați în acest scop, membrii Consiliului Baroului, membrii Comisiei de Disciplină de pe lângă Baroului Constanța, precum și, în cazurile prevăzute de lege, de către salariații UNBR special desemnați, membrii Comisiei Permanente și membrii Consiliului UNBR, membrii Comisiei Centrale de Disciplină. În procesul de analiză a cererilor, datele personale ale avocaților pot fi analizate și de către terți (alte entități sau persoane) de al căror aviz depinde soluționarea unei cereri, ori a cărei implicare este prevăzută de lege. Ca urmare a exercitării căilor de atac împotriva unor decizii ale organelor profesiei după derularea procedurilor administrative, datele personale vor fi transmise instanțelor de judecată competente. Documentele ce cuprind date personale ale avocaților sunt arhivate pentru perioada prevăzută de lege, în condițiile de securitate prevăzute de Regulamentul de ordine interioară al Baroului, iar la terminarea termenului de păstrare sunt supuse distrugerii securizate.
A.3. Datele personale puse la dispoziția Baroului sunt utilizate exclusiv pentru soluționarea cererilor petițiilor și celorlalte aspecte în conformitate cu prevederile legii și statutului profesiei. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele ce au acces la acestea este strict reglementat și controlat, în condiții ce asigură confidențialitatea datelor.
B. Prelucrarea datelor pentru comunicarea buletinelor informative, informări legate de organizarea și exercitarea profesiei de avocat, informări privind evoluția legislației, ”Revista presei”, alte publicații și informări cu caracter profesional către avocați.
B.1. Baroul utilizează datele de contact ale avocaților pentru comunicarea buletinelor informative, a informărilor ce privesc masuri adoptate, potrivit legii, pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat, a informărilor privind evoluția legislației sau evoluția procesului de adoptare a actelor normative, inclusiv din domeniul de reglementare specific organelor competente ale profesiei de avocat,” Revistei presei”, a altor publicații și informări cu caracter profesional, prin utilizarea numelui și prenumelui, precum și a adresei de e-mail comunicată la secretariatul Baroului.
B.2. Avocatul poate oricând să retragă consimțământul, exprimând opțiunea de a nu primi buletinele de știri, ”Revista presei”, sau alte publicații în viitor.
C. Prelucrarea datelor personale în cazul în care solicitați emiterea legitimației profesionale tip card emis și utilizat sub licența Consiliului Barourilor Europene (în continuare, CCBE).
C.1. La depunerea cererii de emitere a legitimației de avocat tip card CCBE se solicita acordul privind procesarea datelor personale în vederea emiterii legitimației de avocat tip card CCBE, prin menționarea acestuia pe formularul cerere-tip de acordare și eliberare a cardului.
C.2. Consimțământul privind colectarea și procesarea datelor personale necesare emiterii legitimației de avocat tip card CCBE este necesar conform reglementarilor privind procedura de emitere si acordare a cardului.
C.3. Datele colectate în condițiile pct. C.1 vor putea fi accesate doar de salariații Baroului și ai UNBR desemnați în acest scop, de membrii Consiliului Baroului și de membrii Comisiei Permanente în cazul în care situația impune o atenție specială precum și de terțul procesator al cardurilor, care asigură imprimarea cardului cu datele personale prevăzute de reglementările profesionale.
C.4. Niciuna dintre datele personale puse la dispoziția terțului procesator al cardurilor de către UNBR în vederea imprimării legitimației de avocat tip card CCBE nu vor fi înstrăinate. Un acord de confidențialitate a fost încheiat de către UNBR cu terțului procesator al cardurilor în care acesta a declarat că activitatea sa este organizată de așa natură încât se conformează cu GDPR.
C.5. Circulația datelor dumneavoastră în procedura emiterii legitimației de avocat tip card CCBE este următoarea: cererea pentru emiterea legitimației de avocat tip card CCBE se depune la barou, însoțită de documentele prevăzute de Statutul profesiei de avocat; cererea depusă la barou este verificată de către funcționarul special desemnat în acest scop și, după ce acesta constată că cererea întrunește condițiile legale, o procesează prin introducerea datelor în secțiunea ”Carduri” din aplicația informatică ”Tabloul național al avocaților”; cererea este verificată de salariatul UNBR desemnat cu administrarea aplicației care confirmă legitimitatea cererii, iar aceasta este transmisă la procesatorul de carduri care o procesează prin tipărirea datelor necesare; datele necesare tipăririi cardurilor sunt livrate procesatorului din aplicația informatică ”Tabloul național al avocaților”; după tipărire, cardurile sunt livrate prin curier către barou, care se va ocupa de transmiterea legitimației de avocat tip card CCBE către avocat.
D. Plângeri, sesizări, reclamații formulate de persoane/entități, altele decât avocații, împotriva avocaților ori în legătură cu activitatea avocaților sau împotriva deciziilor decanului baroului, în cazurile prevăzute de lege și de Statutul profesiei de avocat.
D.1. Baroul colectează și prelucrează datele personale ale petenților/contestatorilor sau reprezentanților acestora necesare pentru a procesa plângerile și contestațiile formulate de persoane/entități, altele decât avocații, împotriva deciziilor decanului respectiv plângeri, sesizări, reclamații formulate împotriva avocaților (art. 32, art. 56 alin. 2 lit.d, n, u, art. 74 alin.8 Lege).
D.2. Datele colectate în condițiile pct. D.1. vor putea fi accesate doar de salariații baroului desemnați în acest scop, de membrii Consiliului Baroului și, dacă este cazul, de către membrii Comisiei de Disciplină de pe lângă Barou, membrii Comisiei Permanente și membrii Consiliului UNBR, respectiv membrii Comisiei Centrale de Disciplină în conformitate cu prevederile legii și Statutului profesiei. În procesul de analiză a cererilor, datele personale pot fi analizate și de către terți (alte entități sau persoane, de exemplu specialiști), date care, după analiză, vor fi înapoiate către Barou sau după caz UNBR unde sunt arhivate pentru perioada prevăzută de lege, iar la terminarea termenului de păstrare sunt supuse distrugerii securizate. Ca urmare a exercitării căilor de atac împotriva unor decizii ale organelor profesiei după derularea procedurilor administrative, datele personale vor fi transmise instanțelor de judecată competente.
D.3. Datele colectate în condițiile pct. D.1. sunt utilizate exclusiv pentru soluționarea cererilor. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele care au acces la acestea este strict reglementat și controlat, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea acestora.
D.4. Utilizăm datele dumneavoastră de contact pentru a comunica cu solicitantul în legătură cu cererile/petițiile/reclamațiile/sesizările și cu orice alte aspecte relevante legate de soluționarea cererii.
D.5. Consimțământul privind colectarea, stocarea, analiza, prelucrarea și arhivarea datelor necesare prelucrării cererii se menționează în cuprinsul cererii, sesizării, reclamației, petiției. De asemenea, depunerea cererii echivalează cu exprimarea acordului in acest sens.
E. Colectarea și prelucrarea datelor în situația în care sunteți partener contractual cu Baroul Constanța.
E.1. În vederea menținerii relației contractuale, Baroul Constanța folosește datele personale relevante ale co-contractantului sau ale reprezentantului acestuia pentru a menține relația contractuală. Ne bazăm în acest caz pe obligația de îndeplinire a acordului (convenției, contractului) încheiat cu Baroul Constanța ca motiv de procesare a datelor personale.
E.2. Utilizăm datele de contact ale co-contractanților pentru a comunica în legătură cu orice probleme relevante legate de realizarea obligațiilor contractuale. Ne bazăm și în acest caz, pe acordul de a coopera pentru îndeplinirea acordului încheiat cu Baroul, ca motiv pentru procesare.
E.3. Categoriile de date prelucrate în acest context sunt, în general: numele, calitatea, adresa de e-mail, telefonul, faxul, adresa, datele de identificare, precum și alte date cu caracter personal furnizate Baroului, de regulă de însuși cocontractant sau de reprezentantul acestuia.
F. Colectarea și prelucrarea datelor în situația în care sunteți solicitantul unui loc de muncă.
F.1. Folosim datele personale conținute în CV-urile pe care le primim pentru a evalua calificările solicitanților pentru ocuparea unui loc de muncă în cadrul Baroului. Ne bazăm această procesare de date în conformitate acordul de prelucrare a datelor încheiat în acest sens.
F.2. Categoriile de date prelucrate în contextul relației noastre cu solicitantul sunt: numele și prenumele, adresa de e-mail, telefonul, faxul, adresa, datele personale incluse în CV-uri, detaliile privind educația și formarea, calificările profesionale, precum și alte date personale furnizate direct Baroului.
G. Colectarea și prelucrarea datelor în situația în care sunteți utilizator al site-ului de internet al Baroului Constanța.
G.1. Folosim datele personale pe care le colectăm de la dumneavoastră atunci când vizitați site-ul nostru de internet, www.baroulconstanta, pentru a monitoriza traficul și pentru a îmbunătăți conținutul site-ului. Ne bazăm pe această activitate de prelucrare a datelor prin interesului nostru legitim de a asigura funcționarea corectă a site-ului nostru de internet, precum și pentru îmbunătățirea acestuia.
G.2. Categoriile de date prelucrate în acest context sunt ora și data accesării site-ului Internet și adresa IP din care a fost accesat site-ul nostru de internet.
H. Colectarea și prelucrarea datelor în cazul în care sunteți candidat la examenul de primire în profesie
H.1. Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră pentru a procesa cererea formulată de dumneavoastră privind participarea la examenul de primire în profesia de avocat, în condițiile Statutului profesiei de avocat. Datele colectate sunt cele prevăzute de Statutul profesiei de avocat (art. 56 alin. 2 lit.e Lege, art. 15 Statut).
H.2. În situațiile prevăzute la pct. H.1, temeiul pentru prelucrare este îndeplinirea unei obligaţii legale care îi revine operatorului.
H.3. Datele personale pe care le puneți la dispoziția noastră sunt utilizate exclusiv pentru soluționarea cererilor. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele ce au acces la ele este strict reglementat și controlat, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea acestora.
H.4. Datele colectate în condițiile pct. H.1 vor putea fi accesate doar de salariații Baroului și de salariații UNBR desemnați în acest scop, de membrii Consiliului Baroului, membrii Comisiei Permanente, membrii Consiliului UNBR și membrii Comisiei de examen, desemnați de Consiliul UNBR. În procesul de analiză a cererilor, datele dumneavoastră personale pot fi analizate și de către terți (alte entități sau persoane, de exemplu specialiști-consultanți în organizarea examenului), date care, pot fi prelucrate și stocate într-o bază de date, prin intermediul unei aplicații informatice.
H.5. Niciuna din datele dumneavoastră personale puse la dispoziția terților de către Barou, respectiv UNBR în vederea soluționării cererilor nu vor fi înstrăinate. Niciun terț nu va putea prelucra datele dumneavoastră în alt scop decât cel pentru care au fost puse la dispoziție de către UNBR.
H.6. Utilizăm datele dumneavoastră de contact pentru a comunica cu dumneavoastră în legătură cu cererea dumneavoastră și cu orice alte aspecte relevante legate de soluționarea cererii. Operațiunile de afișare a listelor candidaților vor fi realizate în conformitate cu prevederile Regulamentului privind organizarea examenului de primire în profesia de avocat.
H.7. Consimțământul privind colectarea, stocarea, analiza, prelucrarea și arhivarea datelor necesare prelucrării cererii dumneavoastră se exprima în cererea de înscriere la examen.
I. Colectarea și prelucrarea datelor persoanelor care solicită și/sau beneficiază de asistență judiciară în condițiile legii.
I.1. Baroul colectează și prelucrează datele personale ale persoanelor pentru care este asigurată asistența judiciară potrivit legii (art. 71 și urm. Lege).
I.2. Datele colectate în condițiile pct. I.1. vor putea fi accesate doar de salariații baroului desemnați în acest scop, de către Decanul baroului sau avocatul/avocații însărcinat/însărcinați cu gestionarea asistenței judiciare, respectiv de avocatul care va asigura efectiv asistența judiciară în conformitate cu prevederile legii și Statutului profesiei.
I.3. Datele colectate în condițiile pct. I.1. sunt utilizate exclusiv pentru asigurarea asistenței judiciare. Fluxul circulației acestor date precum și persoanele care au acces la acestea este strict reglementat și controlat, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea acestora.
I.4. Utilizăm aceste date pentru a emite împuternicirile necesare avocaților în vederea realizării activității de asistență judiciară (dacă este cazul, în măsura în care ne sunt aduse la cunoștință datele de contact ale persoanei care beneficiază de asistență judiciară, aceste date pot fi folosite pentru a comunica cu respectiva persoană).
I.5. În cazul în care este asigurată asistența judiciară în cauze penale în care apărarea este obligatorie potrivit dispozițiilor Codului de procedură penală, datele personale ale beneficiarilor asistenței judiciare ne sunt aduse la cunoștință de către instanțele de judecată sau de către organele de cercetare penală. În cazul asistenței judiciare asigurată ca modalitate de acordare a ajutorului public judiciar, datele personale ne pot fi transmise fie prin încuviințarea instanței de judecată, fie ca urmare a solicitării reprezentaților administrației publice locale în condițiile legii.
I.6. În cazul în care se formulează o cerere către Decanul Baroului pentru acordarea cu titlu gratuit a asistenței de specialitate juridică, consimțământul privind colectarea, stocarea, analiza, prelucrarea și arhivarea datelor necesare prelucrării cererii va fi menționat expres în cuprinsul cererii.
II. FURNIZAREA DATELOR PERSONALE
-Atunci când datele sunt solicitate direct de la dumneavoastră, toate categoriile de date cu caracter personal sunt folosite exclusiv în scopurile menționate mai sus. În lipsa acestor date nu pot fi îndeplinite obligațiile reglementate normativ ce revin organelor Baroului (inclusiv soluționarea unor cereri de competența organelor Baroului).
-Dacă ne furnizați datele personale ale altor persoane fizice, vă rugăm să comunicați acestor persoane înainte de orice dezvăluire a acestor către Barou, modul în care Baroul intenționează să proceseze datele personale, astfel cum acesta este descris în prezentul document.
III. DIVULGAREA DATELOR PERSONALE
Deși, de regulă, nu vom divulga datele dumneavoastră personale unor terțe părți, putem:
– să dezvăluim datele dumneavoastră de contact către entitățile afiliate Baroului;
– dacă este în interesul dumneavoastră și/sau este necesar, datele dumneavoastră personale relevante vor fi divulgate instanțelor judecătorești sau autorităților relevante, în contextul soluționării cererilor transmise/înregistrate/adresate/depuse la Barou.
IV. DURATA PĂSTRĂRII DATELOR PERSONALE
-Intenționăm să păstrăm datele dumneavoastră personale atât pe durata soluționării cererilor formulate de dumneavoastră, cât și ulterior, în conformitate cu politicile noastre interne și obligațiile legale care ne revin.
-În cazul în care datele nu sunt colectate în contextul soluționării unei cereri sau executării unui contract, aceste date vor fi păstrate atât timp cât este necesar pentru atingerea scopului colectării datelor preconizate.
V. ”DREPTURILE TALE”
În calitate de persoane vizate, GDPR vă oferă o serie de drepturi, inclusiv:
– dreptul de acces – vă permite să obțineți confirmarea că datele dumneavoastră personale sunt prelucrate de noi și, dacă afirmativ, să fiți la curent cu detaliile relevante ale acestor activități de prelucrare;
– dreptul la rectificare – vă permite să rectificați datele dumneavoastră personale dacă sunt incorecte;
– dreptul de a șterge – vă permite să obțineți ștergerea datelor dumneavoastră personale în anumite cazuri (de exemplu, în cazul în care datele nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate);
– dreptul la restricții – vă permite să obțineți restricționarea procesării datelor dumneavoastră personale în anumite cazuri (de exemplu, atunci când contestați exactitatea datelor dumneavoastră personale, pentru o perioadă care ne permite să verificăm o astfel de exactitate);
– dreptul de a formula obiecții – vă permite să vă opuneți prelucrării în continuare a datelor dumneavoastră personale în condițiile și limitele stabilite de lege;
– dreptul la portabilitatea datelor – vă permite să primiți datele personale referitoare la dumneavoastră, pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de computer sau să transmiteți aceste date altui controlor de date.
Suntem dispuși să vă asigurăm de exercitarea acestor drepturi.
Puteți să vă exercitați drepturile menționate anterior și să aflați mai multe informații despre aceste drepturi, depunând la noi, o solicitare scrisă la Baroul Constanța, Str. Traian nr.24B, Mun. Constanța, România sau prin e-mail la secretariat@baroulconstanta.ro .
De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de protecție a datelor.
Ne angajăm să tratăm întotdeauna cererile dumneavoastră cu cea mai mare atenție și să răspundem întrebărilor pe care le puteți avea în cel mai scurt timp posibil.
Această politică de confidențialitate este în vigoare din data de 15 iulie 2020.
Această politică de confidențialitate poate fi actualizată la anumite intervale de timp. Orice actualizare va deveni aplicabilă în termen de 15 zile de la publicarea noii versiuni pe site-ul Baroului.